Quais ferramentas usar para fazer a gestão de estoque?

Em épocas de crise, a importância da gestão de estoque aumenta consideravelmente.

É no período de crise que você mais deve se atentar às suas mercadorias. É importante perceber se acontecerá uma queda no giro de estoque e, além disso, observar o novo padrão das pessoas quanto à sua rotina de compras.

Afinal, a gestão de estoque deve administrar o ciclo de mercadorias, conciliando entrega, armazenagem e compras.

Além disso, o fim deve ser o prazo de pagamento dos fornecedores em conformidade com a receita gerada pelos clientes.

O fato é que para alguns empresários, a gestão do estoque não é tão simples assim e acaba gerando muitas dúvidas. Essa situação pode acarretar em desperdícios de mercadorias e dinheiro, que pode ser evitado com uma boa gestão de estoque.

A gestão de estoque não deve ser negligenciada por uma empresa, pois, é ela é quem assegura uma parte significativa dos resultados.

É importante estar sempre monitorando, sem deixar passar nada despercebido, para que a entrega dos pedidos seja feita de maneira correta — sem sobrar e sem faltar.

Em vista de toda essa importância do gerenciamento de estoque, nesse artigo você vai encontrar as informações essenciais para fazer uma boa gestão de estoque. Confira:

Definindo gestão de estoque

A gestão de estoque reflete a capacidade de organização e controle de uma empresa no que se refere à sua mercadoria, além de tudo o que a envolve como: entrada, demandas, armazenamento, pagamento, faltas e excessos.

A gestão de estoque também compreende o valor das ações para a companhia. Dito isto, vamos falar um pouco mais sobre a importância da gestão do estoque para a sua empresa.

Qual é a importância da gestão de estoque?

É sempre bom lembrar que o controle de estoque é essencial para a saúde financeira de uma empresa. Se não é feita uma gestão correta, os produtos ficam parados além do tempo determinado e o dinheiro não circula, acarretando, portanto, grandes prejuízos para um negócio.

Os métodos de gestão de estoque utilizados pelas empresas dependem de seu perfil de negócio. No entanto, independente do setor atuante, a regra é a mesma: cuidar para que haja um ciclo de movimentação saudável nos depósitos.

Os ganhos principais que uma empresa obtém com um bom gerenciamento de estoque, são:

• Melhora no ambiente de armazenamento;
• Maior manuseio quanto ao ciclo das atividades;
• Menos gastos;
• Criações de estratégias e planos de ações mais eficazes;
• Aumento da lucratividade;
• Atendimento ininterrupto dos pedidos;
• Saúde financeira em dia;
• Menos despesas por conta da armazenagem;
• Diminuição significativa nos atrasos das entregas;
• Maior aplicação do capital.

As necessidades da gestão de estoques

As principais necessidades de reposição dos estoques são: a quantidade de saída e de entrada do produto. Essas quantidades devem ser proporcionais.

Por exemplo: Se sai uma quantidade X de produto, haverá uma necessidade X de entrada de produto. Isso permite que o estoque fique em equilíbrio.

Ter um estoque equilibrado é muito importante, pois são eles que ditam o curso dos negócios.

Sendo assim, é importante estabelecer datas e especificar a quantidade dos produtos que serão comprados. Bem como, consolidar lotes econômicos de aquisição e fazer uma definição do mínimo a ser estocado, por questão de segurança, são medidas que certamente afetarão os lucros de uma empresa.

Em compensação, se o cliente busca um produto que a empresa está em falta, o lucro será mais baixo, do mesmo modo que se manter estoque e ao realizar a venda, tenha prejuízos com descontos.

Podemos considerar que, quase tudo, pode ser estocado. No entanto, nem tudo precisa ser estocado, ainda mais se for uma quantidade inadequada de acordo com o que já havia sido previsto quanto ao consumo.

Em suma, tudo vai depender dos riscos que podem acontecer, caso acabem os produtos no estoque, e o quanto isso muda o relacionamento com o cliente. Ainda deve considerar os riscos no caso da sobra de materiais que já perderam a validade.

Para evitar grandes prejuízos financeiros, não deixe de controlar o fluxo de entrada, a estocagem e a saída dos estoques. Na falta deste controle haverá desperdícios, mau uso, desvio, enfim, ociosidade nos estoques.

Esse capital, que porventura foi desperdiçado em estoque, poderiam ser melhor investidos para incrementar de forma produtiva e competitiva, por exemplo.

Por isso, os estoques devem ser reduzidos ao estritamente necessário. Para isso, o uso de estratégias como a do 5S podem ajudar com a organização dos estoques.

O controle físico de estoques

Ter um nível alto de estoque pode gerar custos desnecessários para uma empresa, seja pelo preço do manejo, da administração ou da produção.

É essencial que o administrador saiba controlar e gerir muito bem os estoques, para que a verificação dos mesmos, bem como sua utilização, esteja sendo bem utilizados e monitorados.

Sendo assim, o inventário dos estoques precisa ser feito por meio de uma contagem física das mercadorias para consecutiva comparação com os controles disponíveis na empresa.

Com o levantamento em mãos, é hora de verificar as diferenças entre a contagem física e os controles. Isso serve para a identificação de falhas nos registros contábeis e dos controles internos. Com isso, também se identificam possíveis desvios ou irregularidades.

Caso sejam constatadas incompatibilidades entre o controle físico e o inventário, é imprescindível que sejam feitos os devidos ajustes de acordo com as normas da contabilidade e legalidades.

O foco do trabalho diário, no controle periódico, acontece normalmente no encerramento da fiscalização quando são contabilizadas todas as mercadorias do estoque. É o contrário do que parece: sem fluxo e movimento não teria estoque.

No controle rotativo, é realizado um planejamento de trabalho, de maneira que até o momento final do período fiscal sejam contados todos os produtos.

Sendo assim, o controle físico ou o inventário físico acontece de forma rotativa ou periódica. Ter em dia os controles analíticos e ter um bom sistema de controles internos é essencial para a contabilidade e para fins gerenciais.

É muito importante que as quantidades físicas estejam certas na data do balanço, porque será inútil as empresas terem normas de avaliação e de custos certos, se as quantidades não representarem a realidade.

O controle gerencial dos estoques

Na cadeia de suprimentos, é indispensável o uso da tecnologia da informação (TI), pois proporciona ganhos consecutivos para muitos negócios.

Por isso, é necessário apurar, conectar e examinar a informação para que ela possa ser utilizada. Associar o ponto da produção com o ponto da entrega, de maneira espontânea, corresponde na principal meta da TI na cadeia de suprimentos.

Fazer o mapeamento da informação referente ao produto físico traz a possibilidade de sua rastreabilidade, o planejamento e a aferição dos tempos de atendimento baseados em dados reais.

É de suma importância que qualquer parte interessada consiga ter acesso à informação relativa à localização da mercadoria. Em termos de praticidade, os sistemas de controle representam alterações nas mercadorias em estoque.

Sendo assim, depois de ter processado os dados dos pedidos feitos pelos clientes, o sistema de controle de estoques aponta as alterações nas quantidades e faz a preparação dos documentos de expedição.

A manutenção eficiente do fluxo de entrada, de estocagem e do consumo de materiais é o básico para ter um bom gerenciamento de estoque.

Fazer a avaliação da evolução do consumo, dos insumos e dos materiais por meio de classe, grupos e produtos, com o fim de identificar materiais que tiveram maior alteração, faz parte de outro tipo de gestão essencial.

Indicadores de controle de estoque

Realizar o gerenciamento dos estoques é também balancear a disponibilidade das mercadorias com os custos de abastecimento que são necessários para um grau de disponibilidade determinado.

A direção administrativa geralmente fica mais interessada no investimento total em estoques e nos níveis de serviço para mais conjuntos de mercadoria, do que propriamente pela gestão separada das mercadorias.

Desse modo, metodologias capazes de gerir conjuntos de mercadoria coletivamente obtém espaço entre os processos de controle de estoques, como, por exemplo: giro de estoque, classificação ABC e agregação de riscos.

 9 Ferramentas excelentes de controle de estoque para uso

1. ERP

O Sistema de Gestão Empresarial, ou simplesmente o ERP, é uma ferramenta que se popularizou muito nos últimos tempos entre as empresas. Esse sistema integra todos os setores e otimiza a circulação das informações.

O ERP é muito vantajoso, porque na maior parte das vezes, é possível conseguir em módulos. Diversas empresas que fabricam desenvolvem suas próprias versões — que são destinados especialmente para o controle de estoque.

Tornar automático o processo de gerenciamento de estoque por meio de um sistema proporciona maior agilidade e eficácia para os procedimentos operacionais e administrativos.

É por meio de um banco de dados centralizado que o gestor consegue atravessá-los e criar indicadores para determinar a relação mais adequada entre a oferta e a procura. Também é possível conservar o estoque balanceado, tendo a quantidade de mercadoria suficiente para suprir os pedidos, sem sobrar e sem faltar.

O ERP dá condições ao gestor para realizar uma observação constante do fluxo de movimentação dos itens, do histórico de vendas, dos prazos de entrega dos fornecedores e dos momentos em que há grande aumento das vendas (sazonalidade).

Um sistema de gestão que valha a pena diminui prejuízos e desvios, sendo assim, torna mais fácil a tarefa de fazer inventários rotativos e gerais. O inventário rotativo pode ser feito diariamente, fazendo a seleção de uma ou mais mercadorias do estoque para a conferência.

Já o inventário geral demora mais tempo e pode ser feito de mês em mês, ou em concordância, com outro calendário que esteja dentro dos parâmetros das necessidades da empresa.

Maior poder de barganha com ERP

No momento em que o gestor possui as informações necessárias sobre o estoque de seu negócio, e até mesmo sobre a quantidade de demanda das mercadorias, a sua segurança aumenta para negociar de forma mais transparente e benéfica com os seus fornecedores, incluindo: preços, prazos para entrega, e formas de pagamento.

O ERP possibilita a análise individual da mercadoria

Ao realizar a consulta dos relatórios disponíveis, que mostram os pormenores sobre o fluxo das mercadorias estocadas e sobre o volume de cada uma, o gestor consegue realizar uma tomada de decisão mais confiável e mais certeira.

Uma dessas decisões, por exemplo, é a criação de campanha para vender os produtos que já estão em estoque

, sem saída, como promoções e descontos significativos.

Além disso, pode-se excluir uma determinada mercadoria do estoque, levando em consideração que tenha perdido demandas no histórico de vendas.

Comparar lucros que cada produto oferece também colabora para melhores tomadas de decisões.

Mercadorias com maior rentabilidade são melhores trabalhadas em campanhas promocionais e de marketing para ganharem maior destaque e, consequentemente, terem maior saída nas vendas.

2. SRM

O SRM é um método para melhorar o relacionamento com seus fornecedores, e por isso, é importante ter um sistema automatizado SRM, sendo uma das ferramentas que mais se destacam quando o assunto é controle de estoque.

O SRM inclui práticas empresariais e recursos de tecnologia, integrando o fluxo de informações da gestão e a cadeia de suprimentos.

A empresa precisa usar softwares para criar um quadro conjunto de referência, tornando possível ter uma comunicação competente com os fornecedores.

Desse modo, o sistema favorece a eficácia dos procedimentos relacionados, a compra dos bens e serviços e a realização dos inventários e materiais de processamento.

Também o SRM colabora na diminuição dos gastos de produção, e aumento de bons resultados e redução dos custos do produto final.

Além disso, o gestor também consegue determinar procedimentos com o SRM fazendo uma ótima relação com os fornecedores.

Determinar critérios para escolha de fornecedores

Estabelecer critérios é uma ótima dica para a escolha do excelente mais apropriado para a entrega de materiais para a sua empresa.

Exemplos:

• A qualidade das mercadorias vendidas;
• Ratificações;
• Datas de pagamento;
• A qualidade do relacionamento;
• O atendimento oferecido entre outros.

Categorização das compras

É de suma importância a divisão dos fornecedores em setores ou em tipo de mercadorias e serviços, como contratos, manutenção, itens produtivos, etc.

Desse modo, torna-se possível fazer um ranking dos fornecedores de maior necessidade, tendo em mente os gastos anuais, a qualidade dos materiais fornecidos, a localização, entre outros. Assim, um controle maior sobre os estoques é efetuado.

Realizar o controle do desempenho dos fornecedores

De acordo com a sua observação, analise se os fornecedores estão tendo êxitos no que se refere a qualidade, preços e pontualidade na entrega dos materiais.

É de suma importância a utilização de um software eficiente para ajudar a fazer essa análise, fazendo o acompanhamento do desempenho de cada fornecedor durante um determinado tempo.

3. Just in time

Dentro do contexto da gestão de estoque, o just in time é o termo usado para designar a aplicação de uma metodologia que reduz os prazos, mantendo a quantidade de tempo suficiente para suprir a demanda.

Dessa forma, a empresa evita o acúmulo de materiais, já que eles chegam apenas no momento devido. E, também, qualquer atraso, seja na produção ou entrega das mercadorias, para que não afete a reputação da empresa.

Uma boa aplicação just in time auxilia na redução dos gastos com a manutenção do estoque, além de diminuir os prejuízos em decorrência dos excessos, perecibilidade, entre outros.

4. PEPS

PEPS é a sigla para: o Primeiro que Entra é o Primeiro que Sai. Essa é uma metodologia fundamentada na ideia de que os produtos mais antigos, ou seja, os que chegam primeiro devem ser vendidos antes dos produtos mais recentes, por isso esses vão lá para o final da gôndola.

O PEPS proporciona muitas vantagens ao mercado e por isso é bastante utilizado. Alguns dos benefícios oferecidos são:

• Diminuição nos prejuízos por causa do vencimento da data de validade;
• Diminui o giro do produto;
• Garante que os clientes receberão produtos frescos;
• Maior qualidade na gestão de estoque.

5. UEPS

UEPS significa, Último a Entrar e Primeiro a Sair. A lógica é inversa ao PEPS. Aqui, os produtos mais novos saem primeiro.

Se a empresa é do ramo de produtos perecíveis, o UEPS não será o método adequado para a mesma, pois certamente haverá prejuízos.

Essa metodologia é bastante usada para precificação das mercadorias, já que os preços dessas aquisições são utilizados para fazer o cálculo do valor total dos itens estocados.

6. Ciclo PDCA

O PDCA é um ciclo de fazer que analisa um determinado procedimento. São as fases do PDCA:

• Planejar (Plan);
• Fazer (Do);
• Checar (Check);
• Agir ou ajustar (Act or Adjust).

A aplicação do PDCA funciona em 5 passos:

1. Identificação de um problema em um procedimento;
2. Apontamento da raiz dos possíveis erros;
3. Criação de planos de ação para reparar pontos fracos para trazer melhorias para o fluxo de trabalho;
4. Análise da eficácia da mudança que foi feita;
5. Certifique-se de que o problema foi resolvido. Em caso negativo, inicia-se novamente o ciclo.

7. Kanban

O Kanban faz parte do just in time e é um método que usa de sinalização visual para melhorar o fluxo de trabalho. Garantindo maior rendimento das equipes.

A aplicação do kanban é feita com post-its, que serão relacionados a mercadorias ou procedimentos – fixados em murais. A cor de cada post-it reflete determinado status de uma tarefa, por exemplo:

• Cor amarela representa aguardando início;
• Cor azul representa processo em andamento;
• Cor roxa representa processo pendente;
• Cor lilás representa processo concluído.

Visualizar de maneira resumida e prática como está o andamento da rotina dentro do estoque, facilita a monitoração das atividades e identifica possíveis problemas em menos tempo.

8. Código de barras

O código de barras é uma ferramenta que também tem bastante destaque quando o assunto é controle de estoque. Ele auxilia no processo de padronização dos procedimentos e garante uma maior eficácia no gerenciamento da cadeia de suprimentos.

Isso facilita muito no controle da cadeia comercial, tornando possível a identificação das mercadorias entre as variadas empresas.

Por se tratar de um padrão que pode ser lido nos por uma diversidade de leitores, e independente de localização, é uma forma de ser mais formal e tornar seu produto reconhecido.

Sendo assim, tanto a empresa quanto os clientes podem contar com mais praticidade na hora de registrar os produtos e quantificá-los.

Sem dúvida, o uso da tecnologia propicia um aumento considerável na produtividade e diminuição de gastos comerciais, logísticos e produtivos.

O EAN13 é o código de barra mais popular e informa:

1. A localidade da licença do código de barras;
2. O número no qual o produto se refere;
3. O dígito verificador.

No código de barras, pode ser codificado qualquer número. O seu uso isenta a necessidade de ter que usar cálculos em planilhas e/ou papéis, produto por produto, com a descrição registrada ao lado.

Com o código de barras registrado em cada produto, o gestor só precisará de usar o coletor de dados e o equipamento fará o cálculo automaticamente.

9. Curva ABC

Essa ferramenta faz a classificação dos produtos em concordância com o nível de importância dos mesmos. E para isso, são criados setores divididos em A, B e C.

• Setor A: mercadorias de alto valor, com pouca saída de vendas;
• Setor B: mercadorias de médio valor, e como frequência de saída média;
• Setor C: mercadorias de pequeno valor, mas com alta frequência de vendas.

A curva ABC ajuda a manter os produtos com maior potencial de vendas nas prateleiras. Isso evita o acúmulo de mercadorias que não trazem muita rentabilidade para a empresa.

Conclusão

Diante do cenário econômico que estamos enfrentando, esse artigo foi escrito para propor formas de controle de estoque que pode atender empresas dos mais variados segmentos e portes, aplicando ferramentas com pouco ou nenhum gasto, mas de fácil utilização.

Em suma, a gestão de estoque pode gerar lucros significativos para as empresas. É uma prática simples que traz um retorno financeiro de alto valor e o crescimento da competitividade empresarial

Você já usou ou usa alguma dessas ferramentas de gestão de estoque? Elas são extremamente importantes para a saúde financeira de uma empresa.

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